Электронные счета-фактуры (ЭСФ)

Согласно статье 263 налогового Кодекса РК об обращении с 1 июля 2014 года электронных счетов-фактур на добровольной основе в Республике Казахстан, Министерство финансов Республики Казахстан вводит Информационную Систему Электронных Счетов Фактур (ИС ЭСФ) в опытную эксплуатацию с 1 июля 2014 года.

Правила документооборота электронных счетов-фактур утверждены постановлением Правительства РК №818 от 23 июля 2014 года.

В конфигурацию добавлены новые объекты, которые позволят выписывать и получать все виды электронных счетов-фактур: обычные, дополнительные, исправленные.

Выписанные электронные счета-фактуры создаются на основании документов «Счет-фактура (выданный)». Далее ЭСФ отправляются в ИС ЭСФ.

Для входящих ЭСФ реализован процесс, обратный схеме регистрации выписанных ЭСФ. Т.е. с сервера ИС ЭСФ в систему учета (конфигурации линейки 1С) могут загружаться входящие ЭСФ, на основании которых пользователь может зарегистрировать стандартный документ «Счет-фактура (полученный)».

Изменения в конфигурации

Обмен электронными счетами-фактурами через XML файлы

Учетная система «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» предоставляет возможность обмена электронными счетами-фактурами через выгрузку/загрузку XML файлов. Для отправки счетов-фактур сначала потребуется выгрузить данные из системы учета в файл, затем войти в ИС ЭСФ и загрузить выгруженный файл. И, наоборот, для загрузки ЭСФ потребуется сначала получить XML файл с сервера ИС ЭСФ, затем загрузить этот файл в информационную базу данных.

Для использования обмена данными через XML файлы необходимо установить константу «Обмен с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов» (меню «Предприятие» - «Настройка параметров учета» - «Настройка программы» - закладка «Электронные счета-фактуры»). Процесс обмена происходит путем выгрузки и загрузки XML файлов.

Для выгрузки выписанных ЭСФ в формате XML предназначена кнопка «Выгрузить». Выгружать можно отдельно каждый ЭСФ или список ЭСФ. После чего необходимо войти в Web-приложение ИС ЭСФ или Desktop-приложение ИС ЭСФ и выполнить загрузку данных из выгруженных файлов.

Для загрузки полученных ЭСФ в форме списка документов «Электронные счета-фактуры (полученные)» предназначена кнопка «Загрузить». Далее требуется указать выгруженный из ИС ЭСФ файл и загрузить данные в учетную систему.

Схематично этот процесс можно представить так:

Оформление выданных ЭСФ

На основании документа отгрузки стандартным способом осуществляется ввод выданного счета-фактуры. При этом пользователь может самостоятельно указать способ выписки документа: на бумажном носителе или в электронном виде.

Порядок ввода документа со способом предоставления «на бумажном носителе» остается прежним.

При выборе способа выписки счета-фактуры в электронном виде необходимо создать документ «Электронный счет-фактура» путем нажатия на гиперссылку «Создать ЭСФ».

Созданный ЭСФ заполняется автоматически и содержит все реквизиты, утвержденные НК МФ РК для ЭСФ. При необходимости пользователь может заполнить дополнительные сведения.

Для отправки ЭСФ через XML необходимо в документе «Электронный счет-фактура» нажать на кнопку «Выгрузить в файл». После чего войти на сервер ИС ЭСФ, используя клиентские приложения (Web-приложение или Desktop-приложение) и загрузить данные из XML файла.  

Текущий статус документа отражается в «шапке» документа и может принимать одно из значений:

Сформирован – если документ оформлен, готов к отправке, но еще не отправлен на сервер ИС ЭСФ.

Обрабатывается сервером – если документ отправлен, но еще не получено подтверждение о принятии или отклонении сервером ИС ЭСФ.

Принят сервером, Доставлен получателю – если документ отправлен и успешно принят ИС ЭСФ.

Отклонен сервером – если документ отправлен, но отклонен сервером ИС ЭСФ по причине ошибки при выполнении форматно-логического контроля.

Принят от поставщика – если документ успешно получен с сервера ИС ЭСФ.

Аннулирован – в случае удаления движений ранее введенного счета-фактуры по причине исправления. При этом физически документ остается в системе.

Отозван – в случае отзыва документа по причине ошибочной отправки (сторнирование ранее отправленного документа). При этом физически документ остается в системе. 

Регистрация полученных ЭСФ

В решении «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» поддерживается не только выписка, но и получение всех видов ЭСФ.

Для получения ЭСФ через XML пользователю необходимо выгрузить из ИС ЭСФ электронные счета-фактуры в отдельный файл в формате XML и загрузить данные из этого файла в 1С (кнопка «Загрузить» формы списка документов «Электронные счета-фактуры (полученные)»).

При загрузке ЭСФ в учетной системе автоматически создаются новые документы «Электронный счет-фактура», на основании которых необходимо создать стандартные документы «Счет-фактура (полученный)». В случае если ЭСФ еще не отражен в учете, на форме этого документа будет присутствовать надпись (гиперссылка) «Документ не отражен в учете».

Для того чтобы создать документ «Счет-фактура (полученный)» на основании электронного счета-фактуры, необходимо нажать на гиперссылку «Документ не отражен в учете» или выбрать действие «Создать счет-фактуру» в подменю «Отражение в учете».

Во вновь созданных документах будет указано, что они получены в электронном виде, а также будет указана ссылка на электронный счет-фактуру, на основании которого они были созданы.

Изменения в документах «Счет-фактура (полученный)» и «Счет-фактура (выданный)»

Документы «Счет-фактура (полученный)» и «Счет-фактура (выданный)» претерпели изменения. В них добавился способ получения и способ выставления соответственно – «на бумажном носителе» или «в электронном виде».

Кроме того, в документах добавились новые реквизиты - это «дата оборота по реализации» и «вид счета-фактуры», который может принимать одно из значений:

• Обычный – основной счет-фактура. Вводится на основную поставку ТМЗ и услуг.
• Дополнительный – вводится как дополнение к основному или исправленному счету-фактуре, с указанием ссылки на основной счет-фактуру.
• Исправленный – также вводится с указанием ссылки на документ основание. Исправленный счет-фактура при проведении формирует новые записи в регистры, также формирует сторнирующие движения и тем самым аннулирует исправляемый счет-фактуру и все его дополнительные счета-фактуры.

Исправление ЭСФ

Если при создании счета-фактуры пользователь допустил ошибку в любом разделе (кроме ИИН и/или БИН отправителя и/или получателя), и этот документ был успешно отправлен и принят в ИС ЭСФ, то исправить ошибку можно путем создания исправленного ЭСФ. При выписке исправленного ЭСФ, документ-основание (исправляемый ЭСФ) будет аннулирован, т.е. прекратит влиять на учет. При аннулировании исправляемого ЭСФ для него будет автоматически изменено состояние на «Аннулирован».

 При проведении исправленного счета-фактуры, он формирует свои движения, сторнирует движения исправляемого счета-фактуры и всех его дополнительных счетов-фактур.

Просмотр ЭСФ

Отправленные из учетной системы и зарегистрированные в ИС ЭСФ, а также полученные из ИС ЭСФ, документы можно просмотреть с помощью стандартных приложений ИС ЭСФ: Web-приложения или Desktop-приложения.

В рамках конфигурации для хранения ЭСФ предусмотрены списки документов - «Электронные счета-фактуры (выданные)» и «Электронные счета-фактуры (полученные)» соответственно.

Все изменения, происходящие с ЭСФ, записываются и хранятся в регистре сведений «История электронных счетов-фактур». Данный регистр позволяет отследить историю изменения состояний ЭСФ. При этом регистр хранит в себе историю изменения, как исходящих, так и входящих ЭСФ.

Так как на основании одного счета-фактуры входящего и/или исходящего может создаваться несколько ЭСФ, то для определения актуального ЭСФ и просмотра его текущего состояния предусмотрен регистр сведений «Актуальные электронные счета-фактуры».